Vi kan direkt svara: ja, självklart! Men mellan de små överenskommelserna med vårt samvete och de “små tjänsterna” att utföra, går vi ibland över den gula linjen. Här är en miniantologi om oegentligheter och några råd för att förhindra att ledare dras in i en kompromissande situation.
Entreprenörskap kräver att varje entreprenör är djärv, kreativ och oberoende av andan. Men om det är naturligt att “klä bruden” för att ge en attraktiv bild av vår verksamhet, engagerar varje förvaltningshandling chefen inför lagen. När det gäller företagsledning måste varje beslut vägas eftersom det kanske är tungt med konsekvenser. Risken att begå ett brott, oavsiktligt eller av oaktsamhet, har aldrig varit större än idag. Antologi om vad man bör undvika.
“Hålet” i lådan: du måste bara våga!
Vissa chefsanställda tar dagliga kontanter med företagets kreditkort och förskingrar upp till hundra tusen euro på två år. Dessa kontantuttag på 100 eller 200 euro varje gång är tänkta att göra det möjligt för arbetarna att betala för små inköp på byggarbetsplatserna. Efter ett tag syns saken sedan revisorn slutar med att uttrycka sin häpnad skriftligt. Bedragaren kan då avstå från att översätta breven till moderbolaget, beläget utomlands och inte fransktalande. Moderbolaget kan mycket väl aldrig kontrollera räkenskaperna för sin franska etablering, men du riskerar mycket.
Den falska lönebeskedet: du måste stå till tjänst!
När den här chefens flickvän ber om ett lönebesked för “en vän” som vill försköna sin fil som hyresgästkandidat. Eftersom “Vännen” äntligen är insolvent och känd av polisen, kan PJ anlända till företaget en vacker morgon och, utöver det imagebrist som är kopplat till sökningen, kan den alltför självbelåtna chefen snabbt behöva gå och förklara vid tingshuset. Att hjälpa till, även om det kan verka trivialt, kan snabbt försätta dig i en svår situation.
Falska fakturor: brist på medel!
Du kan tendera att pantsätta försäljningsfakturor som inte motsvarar någon verklig kommersiell skuld. Misstag! Det här fallet är speciellt eftersom du kan vara i god tro: personalstyrkan i företaget som har minskat till följd av ekonomiska svårigheter, den återstående personalen, otillräcklig och dåligt övervakad, kan begå dubbelfakturering genom enkel klumpighet. Uppenbarligen slutar ärendet illa om man inte snabbt rättar till situationen. När det gäller ledningsansvar är ett fel, även i god tro, inte ursäktligt, så rapportera det snabbt.
Brott mot sociallag: “chefens bravader”!
När denna chef för SARL beslutar sig för att betala sin personal endast för 35 timmar, medan han kräver 39 timmars närvaro, med motiveringen att lagen om arbetstid inte är tillämplig, enligt honom, händer det. Den här bravadchefen startade en tidsinställd bomb: om personalen i aktivitet låtsades ignorera problemet, var det inte samma sak när de anställda lämnade fartyget: de hade turen att få mycket bra kompensation för en sådan flagrant oegentlighet.
Missbruket av socialt goda: “vi kommer aldrig att ha kontroll”!
Vi skulle kunna fortsätta denna inventering genom att frammana många små stukningar som till exempel restaurangräkningar eller andra utgiftsredovisningar av privat karaktär, men betalda av företaget. En ofarlig praxis? I detta avseende kommer entreprenören, om han äger sitt företag, helt enkelt säga att han “tar en skatterisk”. Det är ändå ett missbruk av det sociala goda. Du måste absolut anteckna namnen på de personer du äter lunch med och eventuellt syftet med dina möten på dina fakturor.
Hur du skyddar dig från fusk
Ledare är per definition ovanför pyramiden. Frånvaron av direkt kontroll över deras handlingar utsätter dem för att släppa taget, frivilligt eller “omedvetet av egen fri vilja” till förbjudna handlingar, som kan leda till sanktioner, för företaget eller för dem själva, personligen. Exemplen ovan visar också att chefer kan bli offer för sina anställdas handlingar. De måste då fortfarande svara, inför domarna, för den otillbörlighet som begåtts under täckmantel av deras auktoritet.
För att undvika onödiga bekymmer, kom ihåg några beprövade goda administrativa organisationsmetoder.
- Arbetsfördelning: i företaget får den som betalar fakturorna inte vara densamma som initierar och validerar köpen. Kontrollerna materialiseras av chefernas underskrift på dokumenten, för att fungera som juridiskt bevis vid behov.
- Administrativa förfaranden: formaliseringen av administrativa förfaranden som styr återkommande aktiviteter gör det möjligt att förbjuda onödiga eller “riskfyllda” handlingar och effektivt avgränsa allas ansvar. Riskfyllda beteenden är mer synliga i ett organiserat system.
- Intern kontroll: korskontroller genomförs systematiskt mellan den information som finns i företaget. Bland de väsentliga kontrollpunkterna: bankavstämningen är uppdaterad, bokföringen hålls när den sker, ingen kostnad betalas utan verifiering av fakturan och inköpsordern, innehållet i kassaregistret överförs regelbundet till banken; betalningsmedel som placerats i kassaskåpet och kundfordringar återlanseras systematiskt. Alla dessa kontroller materialiseras och arkiveras på ett sådant sätt att de utgör en fil som gör det möjligt att i efterhand fastställa om verksamheten är korrekt.
Ett ord för att avsluta och om nödvändigt återigen övertyga om behovet för företagsledare och företagsledare att skydda sig mot sin egen okunnighet eller svaghet såväl som från sina team: rättsliggörandet av affärslivet är inte längre bara en sak för förståsigpåare av CAC40. Utan att ge efter för paranoia, skydda dig själv och dina VSE och små och medelstora företag.