Kallelsen till en generalförsamling kräver en viss organisation angående de metoder som ska respekteras. Det kräver att aktieägare och delägare sammankallas, liksom alla nödvändiga dokument. Denna kallelse ska i allmänhet ske inom en tidsfrist för att respekteras som framgår av stadgarna. Uppströms, under förberedelserna av ett sådant möte, är det obligatoriskt att fastställa en dagordning vilket innehåller alla frågor som kommer att behandlas av styrelsen. En bolagsstämma kräver en felfri organisation men hur går det till på D-dagen? Här är alla element du behöver känna till för att vara bekväm och inte utelämna någonting.
Förbered agendan
För alla företag med olika bolagsordning är det obligatoriskt att upprätta en dagordning innan bolagsstämma hålls. Den meddelar de frågor som kommer att diskuteras inom direktionen. Dessutom, beroende på företagets status, kan sanktioner tillämpas om ett beslut härrör från ett element som inte nämnts i förväg. Alla frågor som ska behandlas på bolagsstämma ska anmälas i kallelsen som kommer in till delägarna och aktieägarna. Bland frågorna på dagordningen kan många ämnen tas upp. De skiljer sig dock åt beroende på generalförsamlingens status. Det finns den ordinarie församlingen som består i att diskutera ämnen som har en aktuell aspekt för företaget. När det gäller ärenden som avviker från ordinarie karaktär är det då fråga om extra bolagsstämma.
Frågor som behandlas av ordinarie möte
Under denna typ av möten samlas aktieägarna och delägarna för att diskutera regelbundna ärenden som rör bolaget. Årsstämman är till sin karaktär ordinarie. De tar upp frågor som rör företagets korrekta uppförande, dess räkenskaper och chefens ställning. Olika beslut kan fattas under denna sammankomst. Dessutom måste de kopplas till dagordningen, med påföljd för sanktioner eller ogiltighet. När mötet är över behöver besluten anmälas i protokollet. Detta kommer att göra en inventering av alla förändringar som gjorts inom debatten.
1/ Godkännande av räkenskaper
Under en ordinarie bolagsstämma gäller ett av de första ämnena på dagordningen bolagets räkenskaper. Debatten bör leda till att alla aktieägare och partners diskuterar efterlevnaden av årsbokslutet. De kan besluta att godkänna eller avslå dem om det finns särskilda skäl. Vid oklarhet, misskötsel eller till och med bedrägeri kan redovisningen leda till ett avslag från styrelsen. Han kommer sedan att be att få se över dem för att ompröva deras beslut.
2/ Resultatfördelning
När räkenskaperna har godkänts av hela styrelsen blir också fördelningen av resultatet ett centralt ämne i debatten. Den består i att diskutera företagets vinster och vad delägarna och aktieägarna vill göra med dem.
. Olika alternativ är tillgängliga för styrelsen beroende på resultaten. Vinster kan avsättas till reserver, överföras till följande år eller delas ut i form av utdelning. Vidare, i händelse av förlust, kan styrelsen inte besluta att betala tillbaka dem.
3/ Godkännande av reglerade avtal
Under en generalförsamling kan nya konventioner upprättas. De avser i huvudsak den dagliga verksamheten för företaget. Deras utvärdering måste anges på dagordningen. Det kan handla om öppnande av löpande konton som inte föreskrivs i bolagsordningen, stiftelsen av ett företag eller till och med den ersättning som tillerkänns förvaltaren. Beroende på aktieägares och delägares beslut kommer reglerade avtal sannolikt att förkastas vid bristande efterlevnad eller helt enkelt genom avslag.
4/ En möjlig ändring av texterna
De frågor som tas upp under dagordningen godkänns inte alltid av direktionen. Denna har inte bara råd att förkasta en text utan delägarna och aktieägarna har möjlighet att begära en ändring under bolagsstämman.
Denna modalitet måste fortfarande överensstämma med dagordningen. Detta leder till en förändring av dess innehåll. Eftersom det inte har nämnts i förväg i de frågor som ska behandlas kan det leda till att beslutet blir ogiltighet.
5/ Meddela ändringar som rör chefen
De ordinarie bolagsstämmor som inledningsvis anordnas en gång om året kan också röra ersättningen till chefen eller till och med hans byte. Villkoren kommer därför att behöva diskuteras av aktieägarna och delägarna under stämman.
Dokument att ta med
Ett möte äger inte rum hur som helst. Du måste i allmänhet ta med eller ha i din besittning vissa föremål såsom:
- närvarobladet vid mötet,
- befogenheter för aktieägare som företräds av ombud
- brevröstningsformulär,
- kopior av inbjudningsbreven,
- presidentens rapport,
- social status,
- aktieägarlistan
- texten till de föreslagna resolutionerna.
Det senare är särskilt användbart eftersom du måste läsa dem så att alla kan rösta ja eller nej.
Utformning av protokoll
Bolagsstämman leder därför till olika beslut som behöver protokollföras. Även om texterna under mötet kan utgöra ett skriftligt bevis på beslutsfattandet, är det väsentligt att skriva protokoll i händelse av en tvist. Det kommer att göra det möjligt att styrka såväl avslagen som godkännanden för alla ämnen som rör företaget. En förändring av till exempel befattningshavarens ersättning ska protokollföras för att undvika att beslutet ifrågasätts.
Protokollet ska innehålla all information som rör bolagsstämmans hållning. Det handlar därför om att ange namnen på de närvarande delägarna och aktieägarna, datum, plats för stämman, antagna beslut samt resultatet av varje omröstning.
När de många årsslutsstämmorna närmar sig är det att föredra att alla bolag tar reda på sitt innehav och allas skyldigheter inom ramen för detta möte. Det är nödvändigt för företag att förbereda sig i förväg för att undvika all rättslig osäkerhet.