När du skapar ditt företag tänker du på många saker, men inte nödvändigtvis på dina offerter och fakturor… Mycket snabbt kommer de första kunderna och den nya affärschefen måste fatta ett beslut om att utfärda sina första fakturor.
Ofta är det den hanterbara lösningen som används för att ta fram sina första fakturor: (betald eller ej) en modell på Internet sedan modifiering i ett kalkylblad eller en ordbehandlare. Kort sagt en nödlösning men som inte nödvändigtvis är en bra praxis. Redan för att i Frankrike är fakturan ett redovisningsdokument som svarar mot mycket specifika rättsregler: vissa omnämnanden är obligatoriska och beror på företagets status. Många företagare, mer fokuserade på sina affärsmål än på de administrativa aspekterna, utfärdar fakturor utan att ställa alltför många frågor om deras laglighet. Problemet är att den dag en tvist uppstår (dålig betalare eller tvist) kan denna avgift betalas i domstol. En sökning på Google låter dig dock få detaljerad information om frågan mycket snabbt.
Att välja en faktureringslösning
Traditionellt har företagsskaparen valet mellan två alternativ för att göra sina första offerter och fakturor. Den första är att använda kontorsverktyg, som Word eller Excel. Denna lösning är dock endast önskvärd om din faktureringsrytm inte upprätthålls. Ju mer din volym ökar, desto större är risken för fel, upprepad copypaste och framför allt omöjligheten att ha en helhetsbild. Faktum är att varje fil är oberoende och det är därför nödvändigt att underhålla ett specifikt kalkylblad för att få ett minimum av statistik. Denna lösning hittar snabbt sina gränser, särskilt när volymen dokument och anställda ökar.
Det andra är att utrusta dig själv med dedikerad programvara. Sedan mitten av 1980-talet har flera förlag positionerat sig på denna marknad. Programvara ger flera fördelar: affärslösningar, gateways till bokföring eller andra moduler i samma sortiment, konsistens av data, etc. Men dessa lösningar lider ibland av brister: ergonomi och ofta förvirrande redovisningsordförråd, priset på licenser och assistans högt (särskilt i multi -station som involverar köp och konfiguration av en server). Men den största kritiken mot dessa lösningar kommer från deras marknadsföringsstrategi, som består i att sälja en mycket billig baslösning, men utan hjälp. Supportavtalet är också ofta högre än själva mjukvaran, eftersom den körs varje år. Saker och ting kan bli tuffare när teamet växer: kostnaden för licenser exploderar sedan, ofta i förhållandet 5 till 10. Vi kan anta att denna strategi motsvarar den normala tillväxttakten för ett företag: behovet av fleranvändare uppstår när företaget når en viss marschfart (och därmed en viss omsättning). Idag är samverkansarbete självklart och företagsledare vill inte längre vänta två eller tre år för att dra nytta av det. Det är därför nödvändigt att kontrollera dessa kostnader noggrant innan du binder dig.
En lösning för framtiden, onlinefakturering
Idag erbjuder de flesta förlag onlinelösningar anslutna till Internet. Eftersom företagsledare själva är digitala entusiaster med sina e-postmeddelanden, sitt bankkonto och till och med sina skatte- och socialförsäkringsdeklarationer online, kan detta vara uppenbart. Kommersiell förvaltning förblev den dåliga relationen till denna utveckling, med få lösningar tillgängliga på Internet (åtminstone för VSE) men detta område har utvecklats mycket. Fördelarna med programvara på Internet har blivit mer uppenbara för varje dag med den ultrasnabba utvecklingen av kommunikationsmedlen. I en ålder av 4G-nycklar och andra smartphones blir begränsning av dataåtkomst till företagets lokala nätverk en verklig begränsning. Att kunna komma åt sin kundfil eller produktkatalog direkt online är en stor tillgång för företagaren. Du behöver inte återvända till kontoret för att skriva en uppskattning eller konsultera en prislista. På samma sätt behåller användare full tillgång till sina affärsdata när de är på språng. Det klassiska exemplet är hantverkaren som gör sin uppskattning på plats, hos dig, och sedan skickar den direkt till dig via e-post: inte bara behöver du inte vänta på din uppskattning, utan dessutom ger hantverkaren ett max. chans att du validerar hans citat omedelbart. Att skicka det senare hade gett kunden möjlighet att ifrågasätta konkurrensen. Slutligen, ett nyckelargument för onlinelösningar ligger i läsbarheten av deras faktureringsmetod: vanligtvis baserat på ett månadsabonnemang kräver de ingen initial investering. Men framför allt kostar de inte mycket mer i multistation.
Oändliga möjligheter
Öppna per definition, onlineapplikationer kan kopplas samman med varandra. Det har varit en trend i USA i flera år och det har utan tvekan spridits till Europa. Föreställ dig till exempel en e-handelsapplikation: kopplad till din faktureringslösning låter den dig skapa dina fakturor med din onlinelösning för företagshantering, direkt och utan teknisk kunskap. Onlineprogramvara är byggstenar som gör det möjligt för entreprenören att bygga en lösning som ligger så nära hans verkliga behov som möjligt, med verktyg som täcker hela företagets verksamhetsomfång: marknadsföring, produktion, försäljning, ledning, etc. På detta sätt kan Företagens kommersiella framtid beror redan på Internet: kommunikation på sociala nätverk, onlineförsäljning, urval och upptäckt av leverantörer även online. Det verkar därför som om framtiden för VSE/SMF går genom Cloud Computing.
Några exempel
Så här, i tre enkla exempel, förbättrar en onlinefaktureringslösning unga företags affärsresultat.
Problem: att arbeta i grupp är dyrt
Alltför ofta är det jobbigt för entreprenören att göra offerter eller fakturor. Resultat: offerter hopar sig, kunder väntar och en del affärer går förlorade för mer reaktiva konkurrenter. Ännu värre: en försenad faktura kan försena kundens betalning och försvaga företagets kassaflöde.
Med en onlinelösning kan en entreprenör komma åt sin företagsinformation var han än är: allt han behöver är en internetanslutning. Hos kunden, på en byggarbetsplats, på en restaurang… Med nuvarande kommunikationsmedel är det inte längre nödvändigt att vara kedjad vid ditt skrivbord för att göra offerter eller fakturor
Och till skillnad från installerad programvara är en onlinelösning baserad på mycket flexibel ergonomi: programvaran är kraftfull, men du kan mycket väl använda den utan någon speciell kunskap.
Problem: valuta och fakturering, det är komplicerat
För att arbeta effektivt måste företag investera i fleranvändarprogramvara, en server och ofta höga underhållskostnader. Faktum är att en enanvändarprogramvara där kontorsverktyg snabbt visar sina gränser för att arbeta i grupper. En onlinelösning är ett utmärkt sätt att till en lägre kostnad dra fördel av samarbetsfunktioner som tidigare reserverats för programvara som kostar flera tusen euro. Dess onlinedesign gör det enkelt att hantera flera medarbetare genom att tilldela dem specifika rättigheter.
Problem: fakturering är bra, men då måste du gå till Posten
Eftersom Frankrike fortfarande är ett ganska konformt land vill många företag fortfarande få sina fakturor per post. För en entreprenör, fokuserad på sin verksamhet och sina kunder, kan det bli ett krångel: mer papper, fler patroner, fler stämplar… Så många små krångel som kan flytta faktureringen.
Med en onlinelösning kan du skicka din post från Internet. Frimärkspaket kan köpas på sajten. Sedan tar det bara ett klick för att en faktura ska skrivas ut, kuverteras, stämplas och postas…
Fördelarna med en onlinelösning är lätta att förstå: de flesta företagare har redan tagit detta steg med e-post. Relaterat till kommersiell ledning gör detta sätt att arbeta det möjligt att kraftigt optimera en position som ofta är företagets ”krigsnerv”. Mer lyhördhet och organisation gör att företaget kan förbättra sitt kommersiella resultat.