Efter att ha fråntagits möjligheten att anordna evenemang är det äntligen dags att kunna genomföra evenemang, som är så hoppfulla. Om vi var trötta på de händelser som följer på varandra, framträder idag händelsernas återkomst i ett nytt ljus. Ingenting ersätter rikedomen i mänskliga relationer och händelser är en av hörnstenarna. Att organisera ett eller flera evenemang är en del av livet för alla företag som vill utveckla sitt rykte hos sina kunder, partners eller finansiärer, förena sina team för att utveckla sin sammanhållning och involvera dem i företagets övergripande strategi, mot konkurrens. Arrangemangen har dock en viss kostnad och det är uppenbart att det handlar om att förbereda dem uppströms för att skörda frukterna av investeringen.
Att organisera ett evenemang kan inte improviseras. Förberedelserna kräver att många färdigheter sammanförs: brainstorming i basen av evenemanget och organisationen. Oavsett om du är ett SME, en VSE eller ett stort företag är mönstret detsamma. Skillnaden utspelar sig i de mänskliga resurserna som kan begränsas till chefen och dennes partner eller tas om hand av ett team som är kompetent på kommunikation.
En entreprenör är i grunden även i sina gener en arrangör men hans organisation är ofta kopplad till hans intuition och hans färdigheter relaterade till hans verksamhet, verkliga vägledare i hans karriär. Sedan mobiliserar han alla resurser och utvecklar andra färdigheter för att uppnå det mål han har satt upp för sig själv.
Omge dig med rätt personer
Förverkligandet av ett evenemang och dess framgång beror på mänskliga resurser. Det är därför det är nödvändigt att veta vilka är de nödvändiga egenskaperna som vi kommer att behöva för att lyckas i detta evenemang.
Under arrangemanget av ett evenemang nämns ofta spänningar mellan människor och dessa spänningar kommer inte bara från vikten av det arbete som ska utföras utan från skillnaderna i beteende i sättet att närma sig arbetet. I ett team kan du faktiskt träffa två typer av människor:
- de som kommer att förstå arrangemangets organisation med en global vision
- de som kommer att fokusera på detaljerna.
Med dessa två typer av personligheter och tack vare deras olikheter är det möjligt att skapa en verklig synergi eller en riktig kakofoni…
För att bättre förstå utmaningen med detta steg, låt oss göra en jämförelse mellan japanerna och fransmännen. När man vill göra affärer med japanerna stöter man på en motsatt uppfattning: fransmännen utgår från en global vision för att gå mot detaljen och japanerna från detaljen för att gå mot en global vision. Okunnighet om denna kulturella skillnad har gjort att många förhandlingar har misslyckats, vilket gör alla desillusionerade. Att förstå denna skillnad har gjort det möjligt för franska företag att etablera sig på lång sikt. För att bli framgångsrik på ett event måste du som eventledare förstå organisationens olika aspekter.
Metod för att organisera ett evenemang
Så du vill skapa ett evenemang men oavsett storleken på ditt evenemang är metoden densamma.
Under den första styrgruppen, med det team som du kommer att ha bildat, måste du ge svar på de grundläggande frågorna:
Varför denna händelse? Vad är dess syfte?
Syftet med evenemanget är att utveckla ryktbarhet, förena personal och bygga kundlojalitet…
Att identifiera målet är grundläggande. Du behöver inte gå till nästa steg förrän det är klart definierat.
Till vem ? Vad är målet?
- reklam
- administrativ
- finansiärer
- kvinnor
- män
- unga människor…
intressen som kan vara mycket avlägsna. Du måste identifiera ditt mål exakt för att tillfredsställa alla. Detta steg kommer att tvinga dig att förfina idéerna.
På vilket sätt ? Med vilken typ av event?
Valet av evenemang: möte, konvent, fest… måste tilltala alla dina målgrupper och vara vettiga. Vi gör inte ett evenemang för att göra ett evenemang.
Hur många ? Vad är min budget?
Ekonomiska resurser kommer att ha en förödande inverkan på ditt val, men de kommer också att vara en källa till kreativitet: att genomföra ett evenemang med lite pengar kräver uppfinningsrikedom.
Retroplaneringen
När valet väl har gjorts kommer det därför att vara nödvändigt att gå in i detalj med retroplaneringen, verktyget för varje organisering av ett evenemang.
Den delas upp i tre delar
- Innan evenemanget
- Under evenemanget
- Efter händelsen.
Lista alla behov
Det första steget är att lista alla behov utan att försöka budgetera dem, utan att försöka säga vem som kommer att ansvara för dem:
Boende, transport, layout av utrymmen, mottagning, talare, catering, dekoration, begäran om att göras till prefekturen, partners, media, presskit, pressmeddelande, märken…
Det andra steget handlar om varje behov av att avböja det med precision.
Mottagning: bord, blommor, märke, duk, värdinna, listning
Det tredje steget är att bygga ett bord som gör att du kan följa arrangemanget. Detta bord kommer du att anpassa efter dina behov. Vid varje möte kommer du att slutföra det. Du kommer att kunna kontrollera att varje steg är väl utfört och att du inte kommer att ha ångest i sista minuten på grund av försumlighet, förbiseende…
Du kommer därmed att kunna ha en global vision av evenemanget och en detaljerad vision som du kan uppdatera hela tiden allt eftersom arrangemanget fortskrider.